Pentru Facturare si Gestiune recomandam Smart Bill. Incerci GRATUIT!
1. Din punct de vedere contabil, Ordinul 1802/2014, prevede ca sumele acordate personalului prin sistemul de carduri sau in numerar, cu titlu de avansuri spre decontare în vederea plăţii unor achiziţii sau prestări de servicii, se evidenţiază în contul 542 “Avansuri de trezorerie”/analitic distinct.
2. Sumele reprezentând avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii şi nedecontate până la data bilanţului, se evidenţiază în contul de :
-debitori diverşi (461 “Debitori diverşi”) sau
-creanţe în legătură cu personalul (4282 “Alte creanţe în legătură cu personalul”), în funcţie de natura creanţei.
3. Termenul de restituire : legislatia nu prevede un termen de restituire a avansurilor , insa acest lucru poate fi stabilit prin procedurile contabile (precizat in manualul de proceduri contabile) si adus la cunostinta angajatilor.Aceste proceduri sunt aprobate de administratorul firmei.
4. La angajare, angajatii trebuie informati cu privire la obligatiile care le au legat de restituirea avansurilor de trezorerie,intocmirea deconturilor , tipurilor de cheltuieli pe care le pot angaja in numele firmei si plafoanele care le sunt disponibile.
5. La solicitarea unui avans trebuie sa existe o motivatie reala din partea angajatului – plecarea intr-o delegatie, angajarea unor cheltuieli gospodaresti.
6. Un avans luat pentru a efectua o plata in numerar catre un furnizor trebuie sa respecte regulile: se pot efectua plãţi către aceleasi persoane, în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoană, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi;
7.Plăţi din avansuri spre decontare se pot efectua în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare.
8.Angajatii pot sa beneficieze si de avansuri din salarii. O situatie des intalnita este acordarea de 30% din salariu la avans si restul la decontarea finala. Pot exista si situatii de 50%/50%, insa avansul din salariu nu va putea depasi valoarea salariului net cuvenit.
9. La sfarsit de luna sumele acordate in valuta se evalueaza la cursul BNR de la sfarsit de luna, diferentele inregistrandu-se ca venit sau cheltuiala, dupa caz, conform monografiei contabile de mai jos.
10. Monografii contabile contul 542 Avansuri de trezorerie
-Acordarea avansurilor de trezorerie :
542 Avansuri de trezorerie = 531 Casa(in lei sau valuta)
– Evaluarea lunara la cursul BNR din ultima zi a lunii
542 Avansuri de trezorerie = 7651 Diferenţe favorabile de curs valutar legate de elementele monetare exprimate în valută (cu contravaloarea diferentelor pozitive rezultate din evaluarea la sfarsit de luna a creantelor in valuta, la cursul din ultima zi a lunii)
6651 Diferenţe nefavorabile de curs valutar legate de elementele monetare exprimate în valută = 542 Avansuri de trezorerie
– justificarea avansurilor prin achiziţia de stocuri, inclusiv diferenţele de preţ nefavorabile aferente :
% = 542 Avansuri de trezorerie
301 303, 308, 361, 368, 371, 381, 388, 401
-cheltuieli reprezentând valoarea materialelor nestocate, consumurilor de energie şi apă, întreţinere şi reparaţii, primele de asigurare, studii şi cercetare executate de terţi, comisioane şi onorarii, protocol, reclamă şi publicitate, transport de bunuri, deplasări, poştale şi telecomunicaţii, alte servicii executate de terţi:
% = 542 Avansuri de trezorerie
602, 604, 605, 611 la 614, 622 la 626, 628
-avansuri nejustificate/ nedecontate până la data bilanţului
4282 Alte creanţe în legătură cu personalul =542 Avansuri de trezorerie
-sume restituite în numerar reprezentând avansuri de trezorerie neutilizate
5311Casa in lei = 542 Avansuri de trezorerie
Documentul utilizat pentru justificarea sumei primite ca avans este decontul de cheltuieli, iar documentul care justifica incasarea/plata este dispozitia de plata/incasare catre casierie (Ordinul 2634/2015).
Dispozitia de plata/incasare catre casierie serveste ca:
– dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
– dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
– document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.
S-ar putea sa te intereseze si :
In ceea ce priveste termenul de restituire, conform Decretului nr.209/1976 – art. 29: “Unitatile pot acorda, prin casierie, avansuri in numerar persoanelor incadrate in unitate, pentru:
a) cheltuieli de aprovizionare cu marfuri si pentru alte plati care se fac in localitatea unde unitatea isi are sediul, pina la cuantumul nevoilor pe 3 zile, cu obligatia de a justifica avansul in termen de cel mult 4 zile lucratoare de la primirea lui, exclusiv ziua primirii; …”